「突然のご連絡失礼いたします」メール作成と返信のポイント、ビジネス例文と敬語表現の説明

「突然のご連絡失礼いたします」は、ビジネスシーンでよく使われる言葉です。相手に対して、予告なしに連絡を取ることへの謝罪と、用件への切り出しを兼ねた表現です。丁寧な言葉遣いで、相手への配慮を示すことができます。

「突然のご連絡失礼いたします」仕事での使い方と意味

ビジネスの場面で「突然のご連絡失礼いたします」を使う際は、以下のような意味合いがあります。

1. 事前の予告なしに連絡を取ることへの謝罪の意を表します。

2. 用件を切り出すための前置きとして使われ、本題への導入を円滑にします。

3. 丁寧な言葉遣いで、相手への配慮や礼儀正しさを示すことができます。

使うときのポイントは以下の通りです。

  • 初めての連絡や、しばらく連絡を取っていなかった相手に使うのが効果的です。
  • メールや電話での連絡の冒頭で使うと、スムーズに本題に入ることができます。
  • あまり頻繁に使いすぎると、形式的な印象を与えてしまうので注意が必要です。
  • 「突然」と言いつつも、相手の都合を考えて、適切なタイミングで連絡を取ることが大切です。

ビジネスメール例

ビジネスメールで「突然のご連絡失礼いたします」を使う際は、以下のようなポイントに気を付けましょう。

件名は明確で簡潔に、本文は要点を押さえた分かりやすい内容にします。宛先や自己紹介を忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

また、用件は具体的かつ簡潔に伝え、相手の回答を求める場合は、その旨を明記することが大切です。

件名：【お問い合わせ】新商品の納期について
株式会社シナジーマーケティング
山田様

突然のご連絡失礼いたします。

株式会社イノベーションの鈴木と申します。

先日ご案内いただきました新商品「スマートナビ」について、納期をお伺いしたく存じます。

弊社の販売計画を立てるにあたり、納品スケジュールを確認させていただければと思います。

ご多忙とは存じますが、ご回答いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社イノベーション営業部
鈴木太郎

メールを書く際は、以下の点に注意しましょう。

1. 件名は明確で簡潔に、本文は要点を押さえた分かりやすい内容にする。

2. 宛先や自己紹介を忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がける。

3. 用件は具体的かつ簡潔に伝え、相手の回答を求める場合は、その旨を明記する。

4. 「突然のご連絡失礼いたします」を冒頭で使い、本題へのスムーズな導入を図る。

ビジネス例文集

突然のご連絡失礼いたします。先日お打ち合わせいただいた件で、追加の資料をお送りさせていただきます。
突然のご連絡失礼いたしますが、来週開催のセミナーについて、詳細をご案内させていただきたく存じます。
長らくご無沙汰しております。突然のご連絡失礼いたします。貴社の新サービスについて、ぜひお伺いしたいと思います。
突然のご連絡失礼いたします。先日お見積もりをいただいた件で、いくつかご質問があります。
突然のご連絡失礼いたしますが、今月末の納品スケジュールについて、確認させていただきたいのですが。
先日は弊社にお越しいただき、ありがとうございました。突然のご連絡失礼いたしますが、追加の資料をお送りいたします。
突然のご連絡失礼いたします。先週お問い合わせいただいた件で、回答が遅くなり申し訳ございません。
平素より大変お世話になっております。突然のご連絡失礼いたしますが、新製品のお知らせをさせていただきます。
突然のご連絡失礼いたします。来月予定しておりますイベントについて、ご協力をお願いできればと思います。
先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。突然のご連絡失礼いたしますが、打ち合わせの議事録をお送りいたします。
突然のご連絡失礼いたします。先日お見積もりをいただいた件で、発注を進めさせていただきたく存じます。
いつもお世話になっております。突然のご連絡失礼いたしますが、明日の会議の開始時間が変更になりました。

上記の例文は、「突然のご連絡失礼いたします」を使った様々なビジネスシーンを想定したものです。この言葉を使うことで、予告なしの連絡への謝罪の意を表しつつ、スムーズに本題に入ることができます。

また、丁寧な言葉遣いを心がけることで、相手への配慮や礼儀正しさを示すことができるでしょう。ただし、頻繁に使いすぎると形式的な印象を与えてしまうので、適度に使うことが大切です。状況に応じて、適切な表現を選ぶことが求められます。

言い換え

「唐突で恐縮ですが」
突然の連絡であることを謝罪しつつ、切り出しの言葉として使われます。フォーマルな印象を与えます。
「いきなりで申し訳ありませんが」
予告なしの連絡に対する詫びの気持ちを表します。やや口語的な表現で、親しみやすい印象があります。
「急なお願いで恐れ入りますが」
突然の要望や依頼をする際に使われ、相手に負担をかけることへの申し訳なさを示します。
「前置きが長くなりましたが」
本題に入る前の説明が長くなったことを謝罪し、話題を切り替える際に用いられる表現ですね。
「先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました」
前回の連絡や会議のお礼を述べつつ、新たな話題を切り出す際に使われるフレーズです。
「ご無沙汰しております」
しばらく連絡を取っていなかったことを謝罪し、改めて連絡を取る際の切り出しとして用いられます。
「お忙しいところ、恐れ入ります」
相手の時間を割いていただくことへの感謝と、用件への導入を兼ねた表現。丁寧さが伝わります。
「この度は、突然のお願いで申し訳ありません」
今回の連絡が予告なしの依頼であることを詫び、相手の理解を求める言葉として使われるのです。
「先にお伝えするべきでしたが」
事前に連絡すべき内容を伝えそびれたことへの反省を込めて、本題に入る際に用いられます。
「本題に入る前に、一言お詫び申し上げます」
話の核心部分に触れる前に、何かしらの謝罪を述べる際の表現。改まった印象を与えます。

言い換えをするポイントは、状況や相手との関係性に応じて、適切な表現を選ぶことです。フォーマルな場面では「突然のご連絡失礼いたします」など改まった言い回しを、親しい関係の場合は「いきなりで申し訳ありませんが」などの柔らかい表現を使い分けましょう。

また、単に切り出しの言葉として使うだけでなく、前回の連絡への言及やお礼、相手への気遣いを織り交ぜることで、より丁寧で円滑なコミュニケーションにつなげることができます。

「突然のご連絡失礼いたします」を仕事で使う場面

「突然のご連絡失礼いたします」は、以下のようなビジネスシーンで活用できます。

  • 初めてのメールや電話での連絡の際、自己紹介とともに使うことで、丁寧な印象を与えることができます。
  • 長らく連絡を取っていなかった取引先に、突然連絡を取る必要がある場合に、切り出しの言葉として効果的です。
  • 急な要望や依頼をするときに、相手への負担を考慮しつつ、用件を伝える際に使うと良いでしょう。
  • 事前に連絡すべき内容を伝え忘れていた場合、謝罪とともにこの言葉を添えることで、誠意ある対応が可能です。
  • 見積もりや納品、請求などに関する突然の連絡の際、この言葉を用いることで、スムーズな話の切り出しができます。
  • クレームや問い合わせへの対応の遅れについて謝罪する際、この表現を使うことで、真摯な態度を示せます。
  • 業務提携や協力依頼など、新たなビジネスの提案をする場合、この言葉を添えることで、丁寧なアプローチが可能です。

「突然のご連絡失礼いたします」敬語と文法を説明

「突然のご連絡失礼いたします」は、以下のような敬語表現で構成されています。

  • 「ご連絡」：尊敬語の「ご」を付けることで、相手の行為を敬っています。
  • 「失礼いたします」：謙譲語の「いたす」を使い、自分の行為を謙虚に表現しています。また、「ます」という丁寧語も使われています。

この表現は、主に自分の行為に対する謙譲の意を示しつつ、相手へ敬意を払う言葉遣いとなっています。「突然」という言葉で唐突さを認めつつ、「ご連絡」と「失礼いたします」で、適切な敬語を使うことで、ビジネスシーンでの丁寧さと礼儀正しさを演出しています。

まとめ

「突然のご連絡失礼いたします」は、ビジネスシーンで相手に配慮しつつ、用件を切り出すための重要な表現です。初めての連絡や久しぶりの連絡、急な要望や依頼など、様々な場面で活用できるでしょう。

敬語表現を適切に使うことで、丁寧さと誠意を伝えることができます。一方で、安易に使いすぎると形式的な印象を与えかねないので、使用頻度には気を付けましょう。

状況に応じて言い換えの表現を使い分けることも大切です。「突然のご連絡失礼いたします」を、ビジネスコミュニケーションの潤滑油として上手に活用し、円滑な関係構築につなげていきましょう。

相手の立場に立って、適切な言葉遣いを心がけることが、ビジネス成功の鍵となるはずです。