「乱筆乱文」メール作成と返信のコツ、ビジネス例文と敬語表現の解説

乱筆乱文は、文字が乱雑で読みづらく、文章の内容も整理されていない状態を表す言葉です。手書きの文字が雑で、内容も分かりにくい文章のことを指します。

ビジネスの場面では、書類やメールの作成において、読み手への配慮が欠けた状態を指摘する際によく使用されます。特に重要な文書で、このような状態は避けるべきとされています。

Q
ビジネスにおいて「乱筆乱文」の意味は？
A

文字の書き方が雑で、文章の構成も整理されていない状態を指します。ビジネス文書として適切でない体裁や内容であることを示す表現です。

「乱筆乱文」仕事での使い方と意味

ビジネスにおいて「乱筆乱文」は、文書作成の基本的なマナーが守られていない状態を指す言葉です。特に、報告書やメールなど、正式な文書において使用されることが多いです。

文字の読みやすさや文章の論理性が重要視されるビジネスの場面では、このような状態は信頼性を損なう原因となります。

ビジネスアドバイザー

文書は会社の顔となるため、相手に与える印象を意識した丁寧な作成が必要です。

  • 文字の読みやすさを意識し、丁寧な文字で書くことが重要です。
  • 文章の構成を整理し、論理的な展開を心がけましょう。
  • 誤字脱字のチェックを必ず行い、正確な情報伝達を心がけます。
  • 読み手の立場に立って、分かりやすい表現を選びましょう。
項目 問題点 改善方法
文字 判読困難 丁寧な書き方
文章 論理性不足 構成の整理

ビジネスメール例

ビジネスメールを作成する際は、文字の見やすさと内容の分かりやすさが特に重要です。文章の構成を整理し、要点を明確に伝えることを心がけましょう。

掲題：報告書の作成について 山田商事株式会社 鈴木様

いつもお世話になっております。

先日ご依頼いただいた報告書について、乱筆乱文で、ご迷惑をおかけしました。

改めて内容を整理し、読みやすい形式に修正いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。

今後このようなことがないよう、より一層気をつけてまいります。

何卒よろしくお願い申し上げます。
メールを書く際のポイントとしては、以下の点に注意が必要です。

・文章は簡潔で分かりやすく書くこと。

・段落分けを適切に行い、読みやすさを確保すること。

・誤字脱字のチェックを徹底すること。

ビジネス例文集

提出された書類が乱筆乱文のため、修正をお願いいたします。
乱筆乱文ではなく、整理された文書の作成をお願いします。
この度は乱筆乱文の報告書を提出してしまい、申し訳ございません。
書類の乱筆乱文が目立ちますので、改善をお願いいたします。
乱筆乱文でご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
文書が乱筆乱文となっており、内容が把握しにくい状態です。
先日の議事録が乱筆乱文でしたので、書き直しをお願いします。
乱筆乱文の資料では、お客様への説明に支障が出ます。
会議資料の乱筆乱文について、ご指摘いただき感謝いたします。
乱筆乱文の書類では、正確な情報伝達が困難です。
報告書の乱筆乱文について、至急修正させていただきます。
これらの例文は、主に文書の改善を求める場面や、謝罪の場面で使用されます。相手に失礼にならないよう、適切な表現を選ぶことが重要です。

また、具体的な改善点を示すことで、建設的な対話につながります。

言い換え

「雑な文書」
文字や内容が整理されていない状態を指します。
「読みづらい文章」
文字の判読が難しく、内容理解に時間がかかる状態を表現しています。
「未整理の報告」
論理的な構成が不十分で、要点が不明確な状態です。
「不適切な書式」
ビジネス文書として求められる体裁が整っていない様子を示します。
「粗雑な文章」
丁寧さに欠け、推敲が不足している状態を表します。
「不完全な記述」
必要な情報が適切に整理されていない文書を指しています。
「不備のある文章」
ビジネスの場面で求められる質に達していない状態を示しています。
「整理不足の内容」
文章の構成や論理展開が十分でない状態を表現します。
「不適切な表現」
ビジネス文書として相応しくない記述方法を指します。
「未完成の文書」
推敲や修正が必要な段階の文書であることを示しています。
言い換えを使用する際のポイントは、状況や相手との関係性を考慮することです。直接的な表現を避けたい場合は、より丁寧な言い換えを選択しましょう。特に目上の方や取引先に対しては、穏やかな表現を心がけることが重要です。

「乱筆乱文」を仕事で使う場面

ビジネスにおいて「乱筆乱文」は、文書の品質向上を促す場面で使用されます。特に、正確な情報伝達が求められる状況で、改善を求める際に用いられます。

ビジネスアドバイザー

文書の質は、仕事の質に直結するため、常に改善意識を持つことが大切です。

  • 報告書の修正を依頼する場面で、改善が必要な点を指摘する時
  • 取引先への提出書類について、社内で確認する際の指摘場面
  • 新入社員の研修時、文書作成の基本を教える場面
  • 会議の議事録について、読みやすさの改善を求める時
  • お客様向け資料の作成において、質の向上を促す場面
  • プレゼン資料の校正時、修正ポイントを伝える場面
  • 社内文書の品質基準について説明する際の例示場面

「乱筆乱文」敬語と文法を解説

  • 「乱筆」は文字が乱れていることを指し、「乱文」は文章が整理されていない状態を表します
  • この言葉自体は敬語ではありませんが、使用する際は「〜となっております」など、謙譲語と組み合わせて使用します
  • 「お詫び申し上げます」などの謙譲表現と共に使用することが多いです
  • 文法的には名詞として扱われ、「〜である」「〜です」などの助動詞を伴って使用されます
表現パターン 使用場面
謙譲語 申し訳ございませんが乱筆乱文となっており…
尊敬語 乱筆乱文でご迷惑をおかけし…

まとめ

ビジネスの現場において、「乱筆乱文」は文書の質を評価する重要な指標となっています。文字の読みやすさと内容の分かりやすさは、円滑なコミュニケーションの基本となるものです。

特に、デジタル化が進む現代では、手書きの機会は減少していますが、文章の論理性や構成の重要性は変わりません。常に相手の立場に立って、分かりやすい文書作成を心がけることが大切です。

改善のポイントを具体的に示し、建設的な対話につなげることで、組織全体の文書品質向上に貢献できます。文書は企業の信頼性を示す重要な要素であり、その質の向上は業務効率化にもつながります。

最後に、良質な文書作成は、単なる形式的なものではなく、相手への敬意を示す重要なビジネスマナーの一つであることを忘れないようにしましょう。