「支障をきたす」意味とビジネス例文＆言い換え。メールの書き方と敬語を解説

仕事や業務の進行が妨げられたり、円滑に物事が進まなくなったりする状態を表す「支障をきたす」は、ビジネスシーンでよく使用される表現です。

通常の業務フローや予定されていた計画が正常に実行できない状況に陥った際に使われ、問題の発生を相手に伝える際の重要な表現方法となっています。
Q
ビジネスにおいて「支障をきたす」の意味は？
A

業務の遂行や計画の実行が困難になる、または滞る状態を指します。

「支障をきたす」ビジネスにおける意味

ビジネスにおいて「支障をきたす」は、業務の正常な進行が妨げられる状況を示す重要な表現です。取引先や社内での連絡において、問題の発生や対応の必要性を適切に伝える際に使用されます。

この表現は、単なる問題の発生だけでなく、その影響の重要性や早急な対応の必要性を含意しており、ビジネスコミュニケーションにおいて重要な役割を果たしています。
ビジネスアドバイザー

問題の重要度に応じて使い分けることで、状況の緊急性を適切に伝えることができます。

使用場面 影響度 対応の優先度
業務進行の遅延 中程度 早めの対応が必要
システム障害 重大 即時対応が必要
納期への影響 重大 迅速な対応が必要
  • 状況の深刻さに応じて使用することが重要です。軽微な問題に対して使用すると、表現が大げさになってしまいます。
  • 問題の具体的な内容や影響範囲を明確にした上で使用することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
  • 対応策や解決までの見通しと合わせて使用することで、相手に安心感を与えることができます。

ビジネスの例文

システムの不具合により、データ処理に支障をきたす可能性が出てきました。
度重なる遅刻により、チームの業務に支障をきたす事態となっております。
資料の提出遅延により、プロジェクトの進行に支障をきたす状況です。
通信環境の不安定さにより、オンライン会議の実施に支障をきたすことが予想されます。
人員不足により、通常業務の遂行に支障をきたす恐れが生じています。
機器の故障により、製造ラインの運営に支障をきたす事態が発生しました。
悪天候の影響で、配送業務に支障をきたす可能性があります。
システムの更新作業により、一時的にサービスの提供に支障をきたす場合がございます。
電源設備の不具合により、事務所の運営に支障をきたす状況となっております。
原材料の調達遅延により、生産計画に支障をきたす事態が発生しました。
度重なる急な会議により、既存の業務に支障をきたす状況が続いています。
システムのメンテナンス作業により、一時的にサービスの利用に支障をきたす可能性があります。
この表現を使用する際は、問題の具体的な内容と影響範囲を明確にし、対応策や今後の見通しも併せて説明することが重要です。また、過度に使用すると印象が悪くなる可能性があるため、状況に応じて適切に使い分けることが必要です。

言い換えと類語

「妨げとなる」
より一般的な表現で、進行を阻害する状況を示します。
「滞る」
業務や作業の進行が停滞する状態を表現しています。
「差し障りが生じる」
問題や障害が発生する状況を丁寧に伝える表現となっています。
「問題が発生する」
直接的に問題の存在を示す表現方法です。
「影響が出る」
状況の変化による悪影響を示す表現として使用されます。
「遅延が生じる」
予定や計画からの遅れを示す際に使用する表現になります。
「障害が発生する」
システムや機器などの問題を示す際によく使われる表現です。
「不具合が生じる」
軽微な問題や一時的な障害を示す際に適した表現となっています。
言い換え表現を使用する際は、状況の深刻度や対象となる問題の性質に応じて適切な表現を選択することが重要です。また、相手との関係性や文書の目的に応じて、より丁寧な表現や直接的な表現を使い分けることで、効果的なコミュニケーションが可能となります。

「支障をきたす」をビジネスで使う効果的な場面

ビジネスにおいて「支障をきたす」は、問題の発生や影響を適切に伝える必要がある場面で使用される重要な表現です。特に、業務上の支障や遅延が発生した際に、その状況を正確かつ丁寧に伝える必要がある場合に効果的です。

この表現は、問題の重要性を示すと同時に、対応の必要性を示唆する効果があります。そのため、状況の改善や解決に向けた協力を求める際にも適切な表現となります。
ビジネスアドバイザー

問題の報告時には具体的な影響範囲と対応策を併せて提示することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

  • システムトラブルや機器の故障により、通常業務の遂行が困難になった場合
  • 人員不足や急な欠員により、業務の遂行に影響が出る場合
  • 天候不順や災害により、予定されていた業務や配送に遅延が生じる場合
  • 原材料の調達遅延や品質問題により、生産計画に影響が出る場合
  • システムメンテナンスや更新作業により、一時的にサービスが利用できなくなる場合
  • 予期せぬ事態により、納期や期限に影響が出る可能性がある場合

ビジネスメール例

ビジネスメールで「支障をきたす」を使用する際は、問題の具体的な内容と影響範囲を明確に示し、対応策や今後の見通しも併せて説明することが重要です。また、相手に不安を与えないよう、解決に向けた前向きな姿勢を示すことも大切です。
掲題：システムメンテナンスに伴うサービス一時停止のお知らせ 株式会社テクノフューチャー 山田様

いつもお世話になっております。

システム保守担当の佐藤でございます。

来週予定しておりますシステムメンテナンス作業により、一時的にサービスの提供に支障をきたす可能性がございます。

作業日時：6月15日（水）15:00～17:00

この間、システムへのアクセスが一時的に制限される可能性がございます。

ご不便をおかけいたしますが、システムの安定性向上のため、ご理解とご協力をお願い申し上げます。

なお、作業完了次第、改めてご連絡させていただきます。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
メールを作成する際のポイントとして、以下の点に注意が必要です。問題の内容を具体的に説明し、影響範囲を明確にすることで、相手の理解を得やすくなります。また、対応策や今後の見通しを示すことで、不安を軽減することができます。さらに、謝罪の意を示しつつ、前向きな解決姿勢を示すことが重要です。

「支障をきたす」顧客に使う敬語

  • 「支障」は名詞であり、そのまま使用します
  • 「きたす」は「おきたしになる」（尊敬語）や「きたさせていただく」（謙譲語）として使用できます
  • 丁寧語として「支障をきたします」という形で使用します
顧客に対して使用する際は、状況の説明を丁寧に行い、対応策や解決までの見通しを明確に示すことが重要です。また、過度に深刻な表現とならないよう、適切な表現レベルを選択することも必要です。

「支障をきたす」間違った使用法

「支障をきたす」の使用において、以下のような誤った使用例が見られます。
  • 「支障が起きる」
    「支障を起こす」が正しい表現です
  • 「支障をきたして困っています」
    二重の表現となってしまい、冗長です
  • 「大変な支障をきたす」
    「支障」自体が問題を表す言葉なので、「大変な」は不要です
  • 「少しだけ支障をきたす」
    軽微な問題に対して使用するのは不適切です
  • 「支障をきたすかもしれないと思います」
    曖昧な表現が重なっており、不適切です

まとめ

「支障をきたす」は、ビジネスシーンにおいて問題や障害の発生を適切に伝える重要な表現です。状況の重要性や緊急性を示す際に効果的ですが、使用頻度や場面には十分な配慮が必要となります。

この表現を使用する際は、具体的な影響範囲と対応策を明確に示すことで、より効果的なコミュニケーションが可能となります。また、相手との関係性や状況に応じて、適切な言い換え表現を選択することも重要です。

特にビジネス文書やメールにおいては、問題の報告だけでなく、解決に向けた前向きな姿勢を示すことで、相手の理解と協力を得やすくなります。適切な使用は、円滑なビジネスコミュニケーションの実現に貢献します。

最後に、この表現は問題の発生を示す重要な表現であるため、軽微な事案への使用は避け、状況に応じた適切な表現選択を心がけることが、ビジネスパーソンとしての信頼性向上につながります。