「急用が入ってしまい」意味と実践的なビジネス例文。メール作成＆言い換えまとめ

「急用が入ってしまい」は、予定していなかった重要な用事が突然発生したことを表現する言葉です。ビジネスの場面でよく使用され、予定の変更や遅刻、欠席などの理由を説明する際に用いられます。

この表現は、相手に対する配慮と事情の説明を含んでおり、突発的な事態に対する申し訳なさも込められています。ビジネスにおいては、円滑なコミュニケーションを維持するための重要な表現の一つとなっています。
Q
ビジネスにおいて「急用が入ってしまい」の意味は？
A

ビジネスでは、予定外の緊急の用事が発生し、既存の予定や約束に影響が出たことを伝える際に使用します。突然の事態に対する申し訳なさと、状況説明を簡潔に行う表現です。

「急用が入ってしまい」ビジネスにおける意味

  • 予定外の重要な用事が発生したことを示します。ビジネスにおいては、クライアントからの緊急の要請や上司からの急な指示などが該当します。
  • 既存の予定や約束に影響が出ることを相手に伝える際に使用します。会議の遅刻や欠席、締め切りの延期などの状況を説明する際に適しています。
  • 突発的な事態に対する申し訳なさを表現しつつ、状況を簡潔に説明する役割があります。相手への配慮と事情説明を両立させる表現として重要です。
ビジネスアドバイザー

「急用が入ってしまい」を使用する際は、具体的な理由や今後の対応策も併せて説明すると、より誠意が伝わります。

ビジネスで使える例文

「急用が入ってしまい」は、ビジネスシーンで様々な状況に応じて使用できる便利な表現です。以下の例文では、異なるシチュエーションでの使い方を紹介します。状況に合わせて適切に使用することで、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
申し訳ありません。急用が入ってしまい、会議に遅れる可能性があります。
急用が入ってしまい、本日の打ち合わせを延期させていただきたくご連絡いたしました。
大変恐縮ですが、急用が入ってしまい、納期を1日延長していただけないでしょうか。
急用が入ってしまい、予定していた資料の提出が明日になってしまいます。
誠に申し訳ありませんが、急用が入ってしまい、本日の外出を取りやめさせていただきます。
急用が入ってしまい、明日の午前中は不在にさせていただきます。ご了承ください。
大変申し訳ありませんが、急用が入ってしまい、今週末の出張を延期せざるを得なくなりました。
急用が入ってしまい、予定していたプレゼンテーションを30分遅らせていただきたくお願いいたします。
突然のご連絡で恐縮ですが、急用が入ってしまい、明日の面談を延期させていただきたくお願い申し上げます。
急用が入ってしまい、本日予定していた商品発送が明日になってしまいます。深くお詫び申し上げます。
誠に恐れ入りますが、急用が入ってしまい、明日の朝一番のミーティングを30分遅らせていただけないでしょうか。
急用が入ってしまい、本日の午後3時以降は不在となります。ご了承いただけますと幸いです。
大変申し訳ございませんが、急用が入ってしまい、明日の出社が11時頃になる見込みです。
急用が入ってしまい、予定していた資料の校正が明日の朝にずれ込んでしまいます。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
これらの例文は、様々なビジネスシーンにおいて「急用が入ってしまい」を適切に使用する方法を示しています。遅刻や欠席、納期の延長、予定変更など、多岐にわたる状況で活用できることがわかります。

重要なポイントは、単に「急用が入った」と伝えるだけでなく、その影響や対応策、お詫びの言葉を添えることです。これにより、相手への配慮を示しつつ、円滑なコミュニケーションを維持することができます。

また、状況に応じて丁寧さのレベルを調整することも大切です。上司や重要なクライアントに対しては、より丁寧な表現を用いるなど、相手との関係性を考慮した使用が求められます。

ビジネスでのメール作成例

掲題：本日の会議出席について

山田商事株式会社
佐藤様

いつもお世話になっております。弊社の鈴木と申します。

突然のご連絡で大変恐縮ですが、本日午後3時からの打ち合わせについてご連絡いたします。

急用が入ってしまい、当初の予定時刻に間に合わない可能性が出てまいりました。

大変申し訳ございませんが、開始時刻を30分遅らせて午後3時30分からとさせていただけないでしょうか。

ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。何卒ご理解いただけますと幸いです。

ご返答いただけますと助かります。よろしくお願いいたします。
このメール例では、以下のポイントに注意して作成しています。

1. 件名を明確にし、メールの目的を端的に伝えています。

2. 冒頭で簡潔な挨拶と自己紹介を行い、突然の連絡であることへの配慮を示しています。

3. 「急用が入ってしまい」という表現を使用し、予定変更の理由を簡潔に説明しています。

4. 具体的な変更内容（開始時刻の30分延長）を明確に提案しています。

5. 重ねて謝罪の言葉を述べ、相手の理解を求めています。

6. 最後に返答を求め、コミュニケーションの継続を図っています。

このような構成で、状況説明と謝罪、具体的な提案をバランスよく含めることで、ビジネスマナーに配慮したメールを作成できます。

「急用が入ってしまい」をビジネス使う効果的な場面

「急用が入ってしまい」は様々なビジネスシーンで使用できる便利な表現です。以下に、効果的に使用できる場面をいくつか紹介します。
  • 会議や打ち合わせの遅刻や欠席を伝える時：急な顧客対応や上司からの指示で予定が変更になった場合、「急用が入ってしまい、会議に遅れます」と伝えることで、状況を簡潔に説明できます。
  • 納期や締め切りの延長を依頼する時：予期せぬ問題が発生し、当初の納期に間に合わない場合、「急用が入ってしまい、納期を1日延長していただけないでしょうか」と依頼することで、相手の理解を得やすくなります。
  • 予定していた外出や出張のキャンセルを伝える時：社内で緊急の対応が必要になった場合、「急用が入ってしまい、本日の外出を取りやめさせていただきます」と説明することで、状況の緊急性を伝えられます。
  • 資料提出や作業完了の遅延を報告する時：予想外の作業が発生し、予定通りに完了できない場合、「急用が入ってしまい、資料提出が明日になってしまいます」と伝えることで、遅延の理由を簡潔に説明できます。
  • 急な不在や早退を連絡する時：家族の緊急事態など、突発的な事情で職場を離れる必要がある場合、「急用が入ってしまい、本日午後から不在にさせていただきます」と伝えることで、理解を得やすくなります。
  • クライアントとの予定変更を依頼する時：社内の緊急会議などで、クライアントとの予定を変更する必要がある場合、「急用が入ってしまい、明日のミーティングを延期させていただきたく存じます」と伝えることで、丁寧に状況を説明できます。
ビジネスアドバイザー

「急用が入ってしまい」を使用する際は、具体的な対応策や代替案も併せて提案すると、より責任ある態度を示せます。

「急用が入ってしまい」目上の人に使う敬語

「急用が入ってしまい」は、すでにある程度丁寧な表現ですが、目上の人に対してはさらに敬語を用いて表現することができます。以下に、この表現の敬語での構成を説明します。
  • 「急用」：この部分は変更せず、そのまま使用します。
  • 「入る」：謙譲語で「入ります」を「入りまして」に変更します。
  • 「しまう」：この補助動詞は丁寧語で「しまいます」となります。
これらを組み合わせると、「急用が入りましてしまいまして」という敬語表現になります。

目上の人に目上の人に使う際に注意すべき点は以下の通りです。

まず、単に「急用が入りましてしまいまして」と言うだけでは不十分です。状況の説明や謝罪の言葉を丁寧に添えることが重要です。例えば、「誠に申し訳ございませんが、急用が入りましてしまいまして」のように使用します。

また、可能な限り具体的な説明を加えることも大切です。「社長からの緊急の指示がございまして」など、急用の内容を簡潔に説明することで、相手の理解を得やすくなります。

さらに、今後の対応や解決策も併せて提案することで、責任ある態度を示すことができます。「本日中に必ず対応させていただきます」などの言葉を添えると良いでしょう。

言い換え＆類語

「突発的な用事が発生し」
より正式な表現で、急な事態の発生を客観的に伝えています。
「予期せぬ事態が生じ」
予想外の出来事を強調する表現で、状況の不可抗力性を示唆しています。
「緊急の案件が舞い込み」
ビジネス色の強い表現で、重要度の高い仕事の突然の発生を示しています。
「不測の事態が発生し」
予測不可能な状況の発生を示す表現で、事態の深刻さを暗示しています。
「急遽、対応が必要となり」
即時の行動が求められる状況を説明する表現です。
「やむを得ない事情により」
避けられない理由があることを示す表現で、理解を求める意図が含まれています。
「思いがけない用事が入り」
予定外の出来事を柔らかく表現しており、比較的軽微な事態に適しています。
「急務の対応が発生し」
緊急性の高い業務が生じたことを示す表現で、ビジネス場面で使用されます。
「突然の事態が生じ」
予期せぬ出来事の発生を端的に伝える表現で、幅広い状況に適用できます。
「予定外の業務が入り」
計画になかった仕事が発生したことを示す表現で、業務上の変更を説明する際に使用されます。
「緊急の用件が舞い込み」
急を要する事案が突然発生したことを示す表現で、状況の切迫性を伝えています。
言い換えをする際のコツは、状況の緊急性や重要性、予測不可能性を適切に表現することです。相手や場面に応じて、フォーマルさのレベルを調整することも大切です。

また、単に言い換えるだけでなく、具体的な説明や謝罪の言葉を添えることで、より丁寧で誠意のある伝達ができます。状況に応じて、最も適切な表現を選択することが重要です。

さらに、これらの言い換え表現を使う際は、相手の立場や感情に配慮することを忘れないようにしましょう。適切な表現を選ぶことで、相手の理解と協力を得やすくなります。

「急用が入ってしまい」間違った使用法

「急用が入ってしまい」は便利な表現ですが、使い方を間違えると誤解を招いたり、不適切な印象を与えたりする可能性があります。以下に、間違った使用例とその解説を示します。
  • 「上司から急用が入ってしまい、あなたとの約束はキャンセルです」
    解説：上司からの指示を「急用」と表現するのは不適切です。また、一方的なキャンセルの通告は、相手への配慮に欠けています。
  • 「急用が入ってしまい、プロジェクトから外れることにしました」
    解説：長期的な仕事の割り当てを「急用」を理由に変更するのは不適切です。このような重要な決定を軽々しく伝えると、チームワークを損なう可能性があります。
  • 「急用が入ってしまいました。詳細は言えません」
    解説：ビジネスにおいては、可能な限り具体的な説明が求められます。「急用」の内容をまったく説明しないのは、相手に不信感を与える可能性があります。
  • 「友人と遊ぶ急用が入ってしまい、仕事を休みます」
    解説：私的な予定を「急用」と表現するのは不適切です。特に仕事より優先する理由として使用すると、プロフェッショナリズムに欠ける印象を与えます。
  • 「急用が入ってしまい、昨日の約束をすっかり忘れていました」
    解説：「急用」は通常、現在または未来の予定変更の理由として使用します。過去の約束を忘れた言い訳として使うのは適切ではありません。

「急用が入ってしまい」まとめ

「急用が入ってしまい」は、ビジネスシーンにおいて予定外の重要な事態が発生したことを伝える際に非常に有用な表現です。この言葉を適切に使用することで、突発的な状況変化を丁寧かつ簡潔に相手に伝えることができます。

ただし、この表現の使用には注意が必要です。濫用すると信頼性を損なう可能性があるため、本当に避けられない重要な用事がある場合にのみ使用すべきです。また、可能な限り具体的な説明を付け加え、今後の対応策も併せて提案することが望ましいでしょう。

さらに、相手との関係性や状況に応じて、より丁寧な表現や言い換えを用いることも大切です。「急用が入ってしまい」を使う際は、常に相手の立場を考え、誠意を持って伝えることを心がけましょう。

適切に使用すれば、この表現は円滑なビジネスコミュニケーションを支える重要なツールとなります。突発的な事態に直面した際、「急用が入ってしまい」を上手く活用し、プロフェッショナルな対応を心がけることで、ビジネス上の信頼関係を維持・強化することができるでしょう。