「承知する」失礼のない敬語の使い方。ビジネス例文＆メール作成例まとめ

「承知する」は、ビジネスシーンでよく使われる言葉です。相手の意見や指示を理解し、了解したことを表現します。単なる返事以上の意味を持ち、相手の意図を把握し、それに基づいて行動する意思を示します。

ビジネスにおいて「承知する」を使うことで、相手への尊重と責任感を表現できます。しかし、適切な場面と相手を選んで使用することが重要です。過度な使用は軽率な印象を与える可能性があるため、状況に応じた適切な使用が求められます。
Q
ビジネスにおいて「承知する」の意味は？
A

ビジネスでは、相手の指示や要望を理解し、それに従う意思を示す言葉です。単なる了解以上に、責任を持って対応する姿勢を表現します。

「承知する」上司への正しい敬語の使用法

「承知する」は、丁寧語と謙譲語を組み合わせた表現です。以下のように分解できます。
  • 「承知」：謙譲語（自分の行為を低める）
  • 「します」：丁寧語（「する」の丁寧な言い方）
上司に使う際は、さらに敬意を示すために「承知いたします」と言うのが一般的です。「いたす」は「する」の謙譲語で、より丁寧な表現になります。

また、状況によっては「かしこまりました」や「承りました」など、より格式高い表現を選ぶこともあります。ただし、使い過ぎると堅苦しい印象を与える可能性があるので、場面や上司との関係性を考慮して適切に使い分けることが大切です。
ビジネスアドバイザー

上司との関係性や場面に応じて、適切な敬語レベルを選択することが、円滑なコミュニケーションの鍵となります。

表現 敬語レベル 使用場面
承知します 標準 一般的な業務連絡
承知いたします やや高め 重要な指示を受けた時
かしこまりました 高め 正式な場面や重要な決定時

「承知する」の敬語を用いた言い換え

「承知いたしました」
「承知する」の謙譲語表現で、上司や目上の人に対して使用します。
「かしこまりました」
より丁寧な表現で、特に重要な指示を受けた際に適しています。
「承りました」
「聞く」の謙譲語で、相手の言葉を謹んで受け取る意味を持ちます。
「了解いたしました」
「承知する」と同様の意味ですが、やや軽い印象があります。
「畏まりました」
非常に丁寧な表現で、特に格式高い場面で使用されます。
「承知しております」
既に理解していることを示す際に使用する表現です。
「心得ました」
指示を深く理解し、それに従う意思を示す表現です。
「承知致しかねます」
丁重に断る際に使用する表現です。
「承知の上です」
既に理解していることを強調する表現です。
言い換えのポイントは、相手との関係性や状況に応じて適切な表現を選ぶことです。基本的には「承知いたしました」が最も汎用性が高いですが、より丁寧さを求められる場面では「かしこまりました」や「承りました」を使うと良いでしょう。

また、単に理解したことを伝えるだけでなく、その後の行動や対応についても含意させることが重要です。例えば「心得ました」は、指示を理解し、それに基づいて行動する意思を強く示しています。

状況によっては、丁重な断りの表現「承知致しかねます」も必要になることがあります。この場合、単に断るだけでなく、その理由や代替案を提示することで、より建設的なコミュニケーションが可能になります。

ビジネス例文一覧

ビジネスシーンでの「承知する」の使用は、相手への理解と協力の姿勢を示す重要な役割を果たします。適切な使用は、円滑なコミュニケーションと効率的な業務遂行につながります。

以下の例文は、様々な状況での「承知する」の使い方を示しています。文脈や相手との関係性に応じて、最も適切な表現を選ぶことが大切です。また、単に言葉を述べるだけでなく、実際の行動で「承知」の意を示すことも重要です。
ご指示の件、承知するよう努めます。
お客様のご要望を十分に承知するよう心がけています。
予算の制約上、追加コストを承知することは現時点では不可能です。
社内規定により、そのような特別対応を承知することは控えさせていただきます。
リスクが高すぎるため、この案を承知することはできかねます。
現状では、ご提案の条件を承知することは難しいと判断いたしました。
リスクを承知する上で、この案件に取り組みたいと思います。
期限までに完了することを承知する上で、この仕事を引き受けます。
全員が内容を承知するまで、説明を繰り返したいと思います。
今回の変更点を完全に承知するよう努めていますが、ご不明点がありましたらお知らせください。
これらの例文は、「承知する」が単なる了解以上の意味を持つことを示しています。指示や情報を理解し、それに基づいて行動する意思を表現しています。

また、「承知する」は、責任を持って対応することを含意しているため、単に聞いたということだけでなく、その後の行動や結果にも言及していることが多いです。

状況によっては、「承知する」に時間がかかることや、条件付きで承知することもあります。これらを適切に伝えることで、より正確なコミュニケーションが可能になります。

「承知する」ビジネスでの意味合い

ビジネスにおいて「承知する」は、単に「分かりました」という意味以上の重要性を持ちます。この言葉は、相手の指示や要望を理解し、それに基づいて行動する意思を示す強い表現です。

「承知する」を使うことで、相手の意図をしっかりと受け止め、それを実行に移す責任感を表現できます。つまり、単なる返事ではなく、業務遂行への積極的な姿勢を示すツールとして機能します。

また、この言葉は相手への敬意も含んでいます。特に上司や取引先との会話で使用することで、相手の立場や意見を尊重していることを伝えられます。
ビジネスアドバイザー

「承知する」は単なる返事以上の意味を持つため、使用する際は必ず内容を理解し、実行する意思を持つことが重要です。

使うときのポイントを以下に示します。
  • 相手の指示や要望を正確に理解してから使用する。不明点がある場合は、先に確認してから「承知する」と言うべきです。
  • 「承知する」と言った後は、必ず行動に移す。この言葉を使った以上、相手は確実な実行を期待しています。
  • 使用頻度に注意する。頻繁に使いすぎると、軽く受け取られる可能性があります。重要な場面や正式な返答が必要な時に使うのが効果的です。

ビジネスメール作成例

掲題：新システム導入に関する説明会開催のお知らせ 株式会社テクノフューチャー
佐藤様

平素より大変お世話になっております。システム開発部の田中です。

来月より導入予定の新しい顧客管理システムについて、全社員が内容を承知するまで、説明会を開催する運びとなりましたので、ご連絡いたします。

日程：10月5日（月）、7日（水）、9日（金）
時間：各日 10:00-11:30、14:00-15:30
場所：本社 大会議室

各部署から最低1名のご参加をお願いいたします。都合の良い日時をお選びください。

全員が新システムの機能と操作方法を十分に理解できるよう、必要に応じて追加の説明会も検討しております。

ご質問や不明点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
このメール例では、「承知する」という表現を効果的に使用しています。「全社員が内容を承知するまで」という表現は、新システム導入における全員の理解の重要性と、確実な理解を得ることへの責任感を示しています。

また、追加説明会の可能性に言及することで、社員の理解度に応じた柔軟な対応と継続的なサポートの姿勢を表明しています。このアプローチは、新システムの円滑な導入を促進し、社員の不安軽減と前向きな姿勢を引き出す効果があります。
ビジネスアドバイザー

「承知するまで」という表現は、確実な理解と徹底したフォローアップの姿勢を示す強力なツールとなります。

「承知する」を使うビジネスシチュエーション

「承知する」は様々なビジネスシーンで活用できる便利な表現です。以下に、典型的な使用シチュエーションを紹介します。
  • 上司からの指示を受けた時：上司から具体的な業務指示を受けた際、「承知いたしました」と返答することで、指示を理解し実行する意思を示せます。
  • 会議での決定事項を確認する時：「ただいまの決定事項を承知いたしました」と述べることで、会議の結論を正しく理解したことを伝えられます。
  • 取引先からの要望に応える時：「お客様のご要望を承知いたしました」と返答し、相手の需要を理解し対応する姿勢を示せます。
  • 業務の引き継ぎを受ける時：「引き継ぎ内容を承知いたしました」と伝えることで、責任を持って業務を引き継ぐ意思を表明できます。
  • プロジェクトの変更点を確認する時：「プロジェクトの変更点を承知いたしました」と述べ、新しい方針や内容を理解したことを示せます。
  • 期限や納期を確認する時：「納期を承知いたしました」と返答することで、期日を守る意思を明確に伝えられます。

「承知する」間違った使用法

「承知する」は適切に使用すれば効果的ですが、誤った使い方をすると誤解や不快感を招く可能性があります。以下に、間違った使用例とその理由を説明します。
  • 「はい、承知しました」（軽い返事として）
    解説：「承知する」は重みのある言葉です。軽い返事として使うと、相手の指示を軽視しているように受け取られる可能性があります。
  • 「承知できません」（単純な拒否として）
    解説：「承知する」の否定形を単純な拒否として使うのは適切ではありません。代わりに「申し訳ございませんが、難しい状況です」などと丁寧に説明すべきです。
  • 「お客様に承知していただきました」（相手を主語として）
    解説：「承知する」は自分の行為を表す言葉なので、相手を主語にするのは誤りです。「お客様にご了解いただきました」が正しい表現です。
  • 「完全に承知していませんが」（部分的な理解を示す時）
    解説：「承知する」は全面的な理解と受け入れを意味するため、部分的な理解を示す際には適していません。「完全には理解できていませんが」などと表現するべきです。
  • 「承知しているつもりです」（不確実な理解を示す時）
    解説：「承知する」は確実な理解を示す言葉です。不確実さを表現する際には「理解しているつもりです」などと言い換えるべきです。

まとめ

「承知する」は、ビジネスコミュニケーションにおいて重要な役割を果たす表現です。単なる了解以上の意味を持ち、相手の意図を深く理解し、それに基づいて行動する決意を表明する強力なツールとなります。

この言葉を適切に使用することで、責任感と誠実さを示すことができ、円滑な業務遂行と良好な人間関係の構築に寄与します。しかし、使用する際は相手との関係性や状況を十分に考慮し、適切な敬語レベルを選択することが重要です。

また、「承知する」と言った後の行動も重要です。この言葉を使用した以上、確実に理解し、適切に対応することが求められます。言葉だけでなく、行動でも「承知」の意を示すことで、信頼関係を強化できるでしょう。

ビジネスシーンでは、単に指示を受けるだけでなく、積極的に理解し行動する姿勢が求められます。「承知する」は、そうした姿勢を簡潔に表現できる有用な言葉です。適切に使いこなすことで、プロフェッショナルとしての印象を高め、キャリアの成功につながることでしょう。
ビジネスアドバイザー

「承知する」の適切な使用は、ビジネスパーソンとしての成長と信頼獲得の鍵となります。