「記載のとおり」メール作成と返信のコツ、ビジネス例文と敬語表現の解説

「記載のとおり」は、書面や資料に示された内容と同じであることを表現する際に使用する言葉です。文書やメールでの確認事項を明確に伝える際に重宝する、ビジネスシーンでは欠かせない表現方法です。

正確性と信頼性を重視するビジネスの場面において、「記載のとおり」は書面での合意事項や決定事項を参照する際に使用され、相手に誤解のない伝達を実現する重要な役割を果たします。

Q
ビジネスにおいて「記載のとおり」の意味は？
A

文書に書かれている通りの内容であることを示す表現です。確認や合意の場面で使用され、情報の正確性を担保する際に用います。

「記載のとおり」仕事での使い方と意味

ビジネスの現場では、文書やメールでの情報共有が重要な役割を果たします。「記載のとおり」は、その中でも特に重要な確認や合意の場面で使用される表現です。

書面での決定事項や合意内容を参照する際に使用することで、情報の正確性と信頼性を確保することができます。

ビジネスアドバイザー

「記載のとおり」は文書での合意を示す重要な表現であり、後のトラブル防止にも役立ちます。

使用場面 効果 注意点
確認時 正確な情報伝達 原文確認必須
合意時 共通認識の形成 明確な参照必要
  • 文書やメールでの情報共有時に、内容の正確性を強調する場合に使用します。
  • 契約書や報告書などの重要文書で、内容の確認や同意を示す際に効果的です。
  • 会議の議事録や決定事項を参照する場面で、合意内容を明確にします。
  • 取引先とのやり取りで、提示された条件への同意を示す際に活用できます。

ビジネスメール例

ビジネスメールでは、正確な情報伝達が求められます。「記載のとおり」を使用する際は、参照する文書や内容を明確にし、相手に誤解を与えないようにすることが重要です。

掲題：先日お送りした見積書について 山田電機株式会社 佐藤様

いつもお世話になっております。

先日お送りした見積書について、ご確認いただきありがとうございます。

記載のとおり、納期は来月末とさせていただきます。

また、数量や仕様に関しましても見積書の内容で問題ないとのご連絡をいただき、安心いたしました。

それでは、正式な発注書の送付をお待ちしております。

よろしくお願いいたします。

丸山商事株式会社 営業部 鈴木雄一
メールを書く際のポイントは、以下の通りです。

1. 参照する文書や内容を明確にする

2. 文脈に沿った自然な使用を心がける

3. 必要に応じて具体的な内容を補足する

4. 相手に誤解を与えない表現を選ぶ

ビジネス例文集

予算書に記載のとおり、今期の設備投資額は500万円を予定しています。
契約書に記載のとおり、納期は3か月以内となります。
議事録に記載のとおり、新プロジェクトは来月から開始します。
報告書の記載のとおり、売上は前年比120%を達成しました。
仕様書に記載のとおり、耐久性テストを実施済みです。
申請書の記載のとおり、研修は全社員が対象です。
マニュアルに記載のとおり、定期点検を実施してください。
提案書の記載のとおり、コスト削減が可能です。
要項に記載のとおり、応募締切は今週金曜日です。
計画書の記載のとおり、工期は6か月を予定しています。
指示書に記載のとおり、作業手順を遵守してください。
確認書の記載のとおり、お支払いは月末締めです。
これらの例文は、様々なビジネス文書での使用例を示しています。重要な点は、必ず参照元となる文書や資料を明確にし、具体的な内容と組み合わせて使用することです。

言い換え

「記述の通り」
よりフォーマルな印象を与える表現として使用できます。
「明記の通り」
特に重要な内容を強調する場合に効果的な表現です。
「書面の通り」
正式な文書を参照する際に適した表現となります。
「文書に示された通り」
より詳細な説明が必要な場合に使用できる表現です。
「既述の通り」
前に述べた内容を参照する際に用いる表現として適切です。
「前述の通り」
直前の内容を指し示す際に効果的な表現です。
「明示された通り」
はっきりと示された内容を強調する表現として使えます。
「文中にある通り」
特定の文書内の内容を参照する際に適している表現です。
「示された通り」
シンプルながら正確な意味を伝える表現となります。
「指定の通り」
具体的な指示内容を参照する場合に適した表現です。
言い換えのポイントは、以下の通りです。

1. 文書の種類や状況に応じて適切な表現を選択する

2. 相手や場面に合わせてフォーマル度を調整する

3. 明確さと正確さを保ちながら表現を変える

4. 文脈に自然に組み込める表現を選ぶ

「記載のとおり」を仕事で使う場面

ビジネスシーンでは、正確な情報伝達が求められる様々な場面で「記載のとおり」を使用します。特に文書やメールでのコミュニケーションにおいて、重要な役割を果たします。

ビジネスアドバイザー

状況に応じて適切な使用場面を選択し、効果的なコミュニケーションを心がけましょう。

  • 契約書や見積書の内容を確認・同意する場面
  • 会議の議事録で決定事項を参照する場面
  • 業務マニュアルの手順を説明する場面
  • 報告書の内容を引用して説明する場面
  • 提案書の内容に基づいて計画を進める場面
  • 申請書の記入内容を確認する場面
  • 社内規定や規則を参照する場面

「記載のとおり」敬語と文法を解説

「記載のとおり」は、ビジネス文書で頻繁に使用される表現です。その文法構造と敬語表現について解説します。

  • 「記載」は名詞で、「書き記すこと」を意味します。特に敬語表現ではありませんが、ビジネス用語として適切な語感を持ちます。
  • 「のとおり」は助詞「の」と名詞「とおり」の組み合わせで、前述の内容に従うことを示す接続表現です。
  • 全体として丁寧な表現となりますが、特別な敬語表現ではなく、むしろビジネス用語としての格式を持つ表現です。
  • 必要に応じて「でございます」などを後ろに付けることで、より丁寧な表現にすることができます。

まとめ

「記載のとおり」は、ビジネスコミュニケーションにおいて不可欠な表現として広く認識されています。文書での確認や合意の場面で、正確性と信頼性を確保する重要な役割を果たします。

使用する際は、参照する文書や内容を明確にし、相手に誤解を与えないよう配慮することが大切です。状況に応じて適切な言い換えを選択し、効果的なコミュニケーションを図ることができます。

特に重要な文書やメールでは、「記載のとおり」を使用することで、情報の正確な伝達と共通認識の形成を実現できます。ビジネスパーソンとして、この表現の特徴と使用場面を十分に理解し、適切に活用することが推奨されます。

最終的に、「記載のとおり」は単なる言葉の表現ではなく、ビジネスにおける信頼関係を構築する重要なツールとして機能します。正確で誠実なコミュニケーションを実現する手段として、その価値を十分に認識し活用していくことが望ましいと考えます。