「ご承知おきください」意味と役立つビジネス例文。メール作成＆言い換え集

「ご承知おきください」は、相手に物事を理解し、認識してもらうための丁寧な表現方法です。日本語特有の婉曲表現で、ビジネスシーンでよく使われる言葉ですね。

ビジネスの現場では、重要な事項を伝える際や、何かを依頼するときによく使用される表現でしょう。相手への配慮と敬意を込めた、コミュニケーションの要となる言葉かもしれません。

Q
ビジネスにおいて「ご承知おきください」の意味は？
A

重要な情報や連絡事項について、相手に確認・認識していただきたい場合に使う丁寧な表現です。

「ご承知おきください」ビジネスにおける意味

ビジネスアドバイザー

重要な案件を伝える際は、相手の立場に立って分かりやすく説明しましょう！

  • 「承知する」という謙譲語に「お」と「ください」を付けた丁寧な表現で、相手に物事を理解し記憶にとどめておいてほしい時に使います。特に重要な情報を確実に伝えたい場合に効果的です。
  • ビジネスシーンでは、案件の変更や重要な連絡事項を伝える際によく使用されます。単なる情報共有以上に、相手に確実な認識を求める意図が込められています。
  • 文書やメールでの使用が一般的で、特に複数の関係者に同じ内容を周知する必要がある場合に適しています。相手への敬意を示しながら、確実な情報伝達を行うことができます。

ビジネスで役立つ例文

ビジネスシーンでは様々な場面で「ご承知おきください」を使用することができます。以下の例文は、日常的によく発生する状況を想定して作成しています。状況に応じて適切な表現を選んで使うことで、より効果的なコミュニケーションが可能になるでしょう。

会議の開始時刻が13時から14時に変更となりましたので、ご承知おきください。
新システムの導入に伴い、一時的にサービスを停止させていただきますので、ご承知おきください。
来月より新しい就業規則が適用されることをご承知おきください。
年末年始の営業時間について、ご承知おきください。
部署移動に伴う引継ぎ期間について、ご承知おきください。
新商品の発売日が決定いたしましたので、ご承知おきください。
今後の対応につきまして、以下の通りご承知おきください。
社内システムのメンテナンス日程について、ご承知おきください。
新入社員研修の実施要項を、ご承知おきください。
商品の価格改定について、ご承知おきください。
緊急連絡網の更新がございましたので、ご承知おきください。
夏季休暇の取得について、ご承知おきください。
プロジェクトスケジュールの変更点を、ご承知おきください。
新オフィスへの移転日程について、ご承知おきください。
これらの例文は、主に通知や連絡事項を伝える際に使用されています。特に重要な変更や新しい情報を伝える場合に適していますね。文章の最後に配置することで、その内容の重要性を強調する効果があります。

相手に確実に内容を理解してもらいたい場合は、具体的な情報とともに使用するのが効果的でしょう。また、文末に置くことで締めくくりの表現としても機能します。

ビジネスでのメール作成例

ビジネスアドバイザー

メールの文面は簡潔かつ明瞭に、要点を絞って書きましょう！

掲題：システムメンテナンスに関するお知らせ

山田産業株式会社
佐藤様

いつもお世話になっております。

弊社システムの定期メンテナンスに関しまして、ご連絡申し上げます。

下記の日程にてシステムメンテナンスを実施させていただきますので、ご承知おきください。

日時：12月15日（金）23:00～12月16日（土）6:00

この間、システムへのアクセスができない状態となります。

ご不便をおかけいたしますが、ご理解いただけますと幸いです。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
メール作成のポイントは、以下の3つです。

まず、件名で内容を明確に示すことが重要ですね。次に、本文では要点を簡潔に整理し、読み手が理解しやすいように構成します。

最後に、「ご承知おきください」を使用する際は、具体的な情報提供の後に配置することで、その内容の重要性を効果的に伝えることができます。特に日時や場所など、具体的な情報を伝える際に使うと効果的でしょう。

「ご承知おきください」をビジネスで使う効果的な場面

ビジネスシーンでは、適切なタイミングでこの表現を使用することが重要です。状況に応じた使い分けができれば、より円滑なコミュニケーションが可能になるでしょう。

ビジネスアドバイザー

重要な情報は、相手が確実に理解できるタイミングを選んで伝えましょう！

  • 会議や打ち合わせの日程変更を連絡する時：参加者全員に確実に情報を伝える必要があり、変更内容を明確に認識してもらいたい場合に使用します。
  • 新しい規則やルールの導入時：社内の方針変更や新しい取り組みについて、全員に周知徹底する必要がある場合に効果的です。
  • 重要な締切日の告知：プロジェクトの提出期限や申請書類の締切など、期日を確実に守ってもらいたい場合に使います。
  • システムメンテナンスの予定連絡：業務に影響を与える可能性のあるシステム作業について、事前に認識してもらう必要がある場合に適しています。
  • 人事異動や組織変更の通知：社内体制の変更について、関係者全員に確実に伝える必要がある場合に使用します。
  • 価格改定や取引条件の変更通知：取引先に重要な変更点を確実に認識してもらいたい場合に効果的です。

「ご承知おきください」目上の人に使う敬語

この表現は、複数の敬語要素で構成される丁寧な言い回しです。それぞれの部分が異なる役割を持っており、適切に使用することで、相手への敬意を表現できます。

ビジネスアドバイザー

敬語は相手との関係性を考慮して、適切なレベルを選びましょう！

  • 「ご」：接頭語として使用される美化語で、言葉を丁寧にする効果があります。
  • 「承知」：「理解する」「了解する」という意味の謙譲語です。
  • 「おき」：「置く」の連用形で、状態の継続を表す補助動詞として機能します。
  • 「ください」：依頼を表す丁寧語で、文全体を丁寧な表現にします。
目上の方に使用する際は、特に以下の点に注意が必要です。まず、声のトーンや表情にも配慮し、誠実な態度で伝えることが大切ですね。

また、重要な内容を伝える際は、相手の時間や状況を考慮して適切なタイミングを選ぶことも重要です。場合によっては、事前に面会の時間を調整するなどの配慮も必要でしょう。

言い換え＆類語集

ビジネスアドバイザー

状況に応じて適切な表現を選ぶことで、コミュニケーションがより円滑になりますよ！

「ご了解ください」
最も一般的な言い換え表現で、やや柔らかい印象を与えます。
「お含みおきください」
特に記憶にとどめておいてほしい事項を伝える際に効果的な表現です。
「ご認識ください」
相手に確実な理解を求める場合に使用する表現になります。
「ご留意ください」
注意すべき点を強調したい時に適している表現でしょう。
「お心得ください」
格式の高い場面で使用できる、やや古風な表現となっています。
「ご確認ください」
具体的な確認行動を求める際に適した表現になります。
「お願い申し上げます」
より丁寧な依頼表現として使用できる汎用性の高い言葉です。
「ご記憶ください」
長期的に覚えておいてほしい事項を伝える時に効果的な表現になります。
「ご理解ください」
特に重要な内容について、深い理解を求める場合に使用する表現です。
「ご参照ください」
資料や情報の確認を促す際に使用する実務的な表現となります。
「お控えください」
記録や記載を求める場面で使用する具体的な行動を促す表現です。
言い換え表現を使用する際のコツは、状況や文脈に応じて適切な表現を選ぶことです。フォーマルな文書では、より丁寧な表現を選択するのが無難でしょう。

また、同じ表現の繰り返しを避けることで、文章に変化をつけることができます。ただし、複数の表現を混ぜすぎると、かえって文章が散漫になる可能性があるので注意が必要ですね。

相手との関係性や文書の性質を考慮しながら、最適な表現を選択することが重要です。特に初めてのビジネス相手との連絡では、標準的な表現を使うのが安全でしょう。

「ご承知おきください」間違った使用法

ビジネスシーンで頻繁に使用される「ご承知おきください」ですが、使い方を誤ると意図した効果が得られないばかりか、かえって失礼な印象を与えてしまうことがあります。

ビジネスアドバイザー

相手の立場や状況を考えて、適切な使用を心がけましょう！

  • すでに相手が知っている情報に対して使用：「昨日お伝えした件について、ご承知おきください」は不適切です。すでに伝えた内容に対して使うと、相手の理解力を疑っているような印象を与えかねません。
  • 命令的な文脈での使用：「必ず期限までに提出するよう、ご承知おきください」という使い方は、押し付けがましい印象を与えます。
  • 同僚間のカジュアルな会話：「飲み会の場所について、ご承知おきください」のような使用は不自然です。カジュアルな場面では、より適切な表現を選択しましょう。
  • 権威的な命令表現として使用：「今後このようなことがないよう、ご承知おきください」という使い方は、上から目線の印象を与えかねません。指示や命令には別の適切な表現を選ぶべきです。
  • 感情的な文脈での使用：「このようなミスは二度と起こさないよう、ご承知おきください」という感情的な場面での使用は不適切です。冷静な対応と適切な表現選択が必要です。
  • 相手の提案を否定する場面：「ご提案の内容は受け入れかねますので、ご承知おきください」という使用は相手の感情を害する可能性があります。建設的な対話を促す表現を選択しましょう。

「ご承知おきください」まとめ

ビジネスコミュニケーションにおいて、「ご承知おきください」は重要な情報を確実に伝えるための効果的なツールとなります。相手への敬意を示しながら、確実な認識を求められる表現として、幅広い場面で活用できるでしょう。

使用する際は、文脈や状況、相手との関係性を十分に考慮することが大切です。特に、重要度の高い情報を伝える際や、組織的な決定事項を通知する場面では、この表現が力を発揮します。

また、言い換え表現を適切に使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。状況に応じて柔軟に表現を選択し、相手に配慮しながら使用することで、ビジネスの円滑な進行に貢献できるでしょう。

最後に、この表現は単なる伝達手段以上の意味を持つことを忘れないでください。相手への理解と協力を求める姿勢を示すことで、より良好なビジネス関係の構築にもつながっていくのです。