「周知させていただきます」意味とビジネス例文＆メール作成例。言い換え集と敬語用法

「周知させていただきます」は、会社やグループ内で重要な情報を共有する際によく使われる表現です。単なる「お知らせ」より丁寧で、相手への配慮も含まれている言葉ですね。

ビジネスの場面では、重要な連絡事項を正式に伝える際に使用されることが多く、特に組織全体に向けた通達で使われることが多いでしょう。公式性の高さと丁寧さを両立させた表現といえます。

Q
ビジネスにおいて「周知させていただきます」の意味は？
A

組織内の関係者全員に対して、重要な情報を丁寧に伝えることを意味します。相手への敬意を示しながら、公式な情報として広く知らせる意図が含まれています。

「周知させていただきます」ビジネスにおける意味

ビジネスアドバイザー

情報を共有する際は、伝える相手の立場や状況に配慮して表現を選びましょう！

  • 組織内の関係者全員に情報を広く伝える際に使用する表現で、特に重要な案件や公式な内容を共有する場合に適しています。メールや文書、会議など、様々な場面で活用できる便利な表現です。
  • 「周知」は情報を広く知らせること、「させていただく」は相手への配慮を示す謙譲表現を組み合わせた言葉です。この組み合わせにより、情報を伝える側の誠意と相手への敬意が同時に表現されます。
  • 単なる「お知らせ」よりも格式が高く、ビジネス文書に適した表現として認識されています。特に、会社の方針変更や新しい制度の導入など、重要度の高い情報を伝える際に効果的です。

ビジネスで使える例文

ビジネスシーンでは、状況や目的に応じて「周知させていただきます」の使い方を工夫することが大切です。以下の例文は、様々な場面で活用できる表現例となっています。

新しい勤務体制について周知させていただきます。
システムメンテナンスの日程を周知させていただきますので、ご確認をお願いいたします。
部署異動の件につきまして、周知させていただきます。
年末年始の営業時間について周知させていただきます。
新型コロナウイルス対策として、以下の内容を周知させていただきます。
来月の全社会議の開催について周知させていただきます。
新商品発売に関する情報を周知させていただきます。
社内規定の変更点を周知させていただきます。
安全衛生管理について、改めて周知させていただきます。
福利厚生制度の改定内容を周知させていただきます。
新オフィスへの移転スケジュールを周知させていただきます。
夏季休暇取得に関する注意事項を周知させていただきます。
来期の事業計画について周知させていただきます。
新しい人事評価制度について周知させていただきます。
これらの例文は、主に社内での重要な情報共有や変更事項の通知に使用されています。特に全社的な影響がある事項や、業務に直接関わる重要な情報を伝える際に適していますね。相手への配慮を示しながら、確実に情報を伝えることができる表現となっています。

ビジネスでのメール作成例

ビジネスアドバイザー

メールは簡潔に要点をまとめ、相手が理解しやすい構成を心がけましょう！

掲題：展示会開催に関するお知らせ

山田工業株式会社
営業部 鈴木様

いつもお世話になっております。

来月開催予定の展示会について、開催時間の変更を周知させていただきます。

当初の予定より1時間早め、9時開場とさせていただくことになりました。

変更の理由は、午前中により多くのお客様にご来場いただけるよう、開始時間を調整させていただいたためです。

ご不便をおかけいたしますが、ご理解とご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社未来工業
営業企画部 佐藤健一
メール作成のポイントは、簡潔さと正確さのバランスを取ることです。特に「周知させていただきます」を使用する際は、その後に続く具体的な内容を明確に示すことが重要ですね。

また、変更理由や影響についても丁寧に説明し、相手の立場に立った配慮ある文面を心がけることで、より効果的なコミュニケーションが図れます。

「周知させていただきます」をビジネス使う効果的な場面

ビジネスシーンでは、状況に応じて適切なタイミングで使用することが重要です。特に公式な通知や重要な情報共有の場面で効果を発揮します。

ビジネスアドバイザー

重要な情報は、タイミングを見計らって伝えることが大切ですよ！

  • 会社の重要な方針変更や新規制度の導入時：全社員に影響する重要な変更事項を伝える際に使用します。特に、新しい取り組みや制度についての詳細な説明が必要な場合に適しています。
  • 部署間での情報共有：複数の部署に関係する情報を共有する際に使用します。特に、プロジェクトの進捗状況や変更点について、関係者全員に確実に伝える必要がある場合に効果的です。
  • 取引先への重要な連絡：取引条件の変更や新しいサービスの導入など、ビジネスパートナーに正式に伝える必要がある情報を共有する場合に使用します。
  • 社内規定やルールの変更時：就業規則の改定やオフィスルールの変更など、全従業員が把握すべき内容を伝える際に使用します。
  • イベントやセミナーの案内：社内外の研修や説明会など、参加者に向けて詳細情報を伝える場合に使用します。
  • 緊急時の対応方針：災害時の対応手順や感染症対策など、緊急性の高い情報を正式に通知する際に使用します。

「周知させていただきます」目上の人に使う敬語

「周知させていただきます」は、複数の敬語表現を組み合わせた丁寧な言い方です。それぞれの要素を分解して見てみましょう。

ビジネスアドバイザー

敬語は基本をしっかり押さえて、場面に応じて使い分けましょう！

  • 「周知」：知らせるという意味の言葉で、それ自体は敬語ではありません。
  • 「させて」：使役の助動詞「させる」は、相手に行動を促す際の謙譲表現として機能します。
  • 「いただく」：謙譲語で、「する」の謙譲表現として使用されています。
目上の方に使用する際は、特に以下の点に注意が必要です。相手の立場や状況を考慮し、適切な表現を選ぶことが重要ですね。また、過度に丁寧すぎる表現は避け、状況に応じた適度な敬意を示すことがポイントです。

言い換え＆類語

ビジネスアドバイザー

状況に応じた適切な言い換え表現を使うことで、コミュニケーションがより円滑になりますよ！

「お知らせいたします」
最も一般的な言い換え表現で、フォーマルな場面でも使いやすい表現です。
「ご報告させていただきます」
特に重要度の高い情報を伝える際に適した表現となっています。
「ご連絡申し上げます」
より丁寧な表現で、公式な文書やメールに使用されることが多いですね。
「お伝えいたします」
やや柔らかい印象の表現で、日常的なビジネスシーンで活用できます。
「通達させていただきます」
組織内での正式な情報共有に適した表現で、特に規則や方針の変更時に効果的でしょう。
「案内させていただきます」
イベントや新サービスの告知など、前向きな内容を伝える際に使用される表現です。
「共有させていただきます」
チーム内やプロジェクトでの情報共有に適した、比較的カジュアルな表現となっています。
「ご案内申し上げます」
最も丁寧な表現の一つで、特に重要な案件や目上の方への連絡に使用されます。
「お知らせ申し上げます」
格式の高い場面で使用される丁寧な表現で、公式文書などに適していますね。
「告知させていただきます」
広く一般に向けた情報発信の際に使用される表現となっています。
「通知させていただきます」
正式な手続きや規定に関する情報を伝える際に適した表現です。
言い換え表現を使用する際のコツは、状況や相手に応じて適切な表現を選ぶことです。特に重要な情報を伝える場合は、より丁寧な表現を選択するとよいでしょう。

また、同じ文書の中で異なる表現を使い分けることで、文章に変化をつけることができます。ただし、使い過ぎると不自然になるので、2～3種類程度に抑えるのがポイントですね。

特に公式な文書では、一貫性のある表現を心がけることも大切です。カジュアルな表現と格式の高い表現を混ぜて使うのは避けたほうがよいでしょう。

「周知させていただきます」間違った使用法

ビジネスシーンでよく見られる誤用について、具体的に解説していきます。適切な使用法を理解することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

ビジネスアドバイザー

一般的な会話では使い過ぎに注意して、TPOをわきまえた使用を心がけましょう！

  • 私的な内容での使用：「今日の昼食について周知させていただきます」
    → 個人的な内容や軽微な事項に使用するのは不適切です。通常の「お知らせします」で十分です。
  • すでに知られている情報：「皆様ご存知の通り、改めて周知させていただきます」
    → すでに周知の事実に対して使用するのは冗長です。「確認させていただきます」などが適切です。
  • 緊急の連絡：「緊急事態につき、周知させていただきます」
    → 緊急時には即時性が重要です。「緊急連絡です」「至急お知らせします」などが適切です。
  • 口頭での会話：「ちょっと周知させていただきますが…」
    → 日常会話での使用は不自然です。「お伝えしたいことがあります」などがよいでしょう。
  • 個人への連絡：「田中さんに周知させていただきます」
    → 特定の個人に対して使用するのは不適切です。「お伝えします」「ご連絡します」を使いましょう。
  • 依頼や質問：「アンケートについて周知させていただきますので、ご回答ください」
    → 依頼を含む場合は「お願いいたします」「ご協力をお願いいたします」などが適切です。

「周知させていただきます」まとめ

「周知させていただきます」は、ビジネスシーンで重要な情報を共有する際に使用される丁寧な表現です。特に、組織全体に関わる重要事項や、公式な通知を行う場面で効果を発揮します。

この表現を使用する際は、情報の重要度や対象となる相手との関係性を考慮することが大切です。また、過度な使用は避け、状況に応じて適切な言い換え表現を選ぶことで、より効果的なコミュニケーションが実現できるでしょう。

ビジネスの場面では、正確な情報伝達と適切な敬意の表現のバランスが重要です。「周知させていただきます」は、そのバランスを取るための有用なツールの一つといえるでしょう。

最後に、この表現は単なる情報共有以上の意味を持ちます。組織内のコミュニケーションを円滑にし、相互理解を深めるための重要な役割を果たしているのです。

適切な使用は、ビジネスの成功につながる重要な要素となります。場面や状況を見極めながら、効果的に活用していきましょう。