「申し伝えておきます」意味とビジネス例文＆言い換え。メールの書き方と敬語の使い方

伝言や連絡事項を確実に届けることを約束する際に使用する「申し伝えておきます」は、ビジネスシーンでよく使われる丁寧な表現です。相手からの依頼や要望を受けて、それを第三者に伝えることを引き受ける場面で使用されます。

この言葉には「確実に伝えます」という意志と、「責任を持って対応します」という約束の意味が込められているため、ビジネスでは信頼関係を築く重要な役割を果たしています。
Q
ビジネスにおいて「申し伝えておきます」の意味は？
A

伝言や連絡事項を確実に届けることを約束する際の丁寧な表現で、相手からの依頼を受けて第三者に伝えることを引き受ける場面で使います。

「申し伝えておきます」ビジネスにおける意味

ビジネスの場面において、「申し伝えておきます」は単なる伝言の約束以上の意味を持っています。相手への敬意と、確実な伝達を約束する意思表示としての役割があり、コミュニケーションの質を高める効果があります。また、この言葉を使うことで、伝言を依頼した相手に安心感を与え、信頼関係を築くことができます。
ビジネスアドバイザー

相手の表情や反応を見ながら、明確な口調で伝えましょう！

  • 伝言を頼まれた際に使用する表現で、確実に伝達することを約束する意味があります。相手への敬意と責任感を示すことができ、ビジネスマナーとして適切な言葉遣いとされています。
  • 「申し伝える」という謙譲語と「おく」という補助動詞を組み合わせることで、丁寧さと確実性を表現しています。単なる「伝えます」より格式が高く、ビジネスシーンに相応しい表現です。
  • この言葉を使用することで、伝言を依頼した相手に安心感を与え、確実な対応を約束する意思表示となります。ビジネスにおける信頼関係構築に重要な役割を果たす表現です。

ビジネスで使える例文

ビジネスシーンでは、状況や相手に応じて適切な表現を選ぶことが重要です。「申し伝えておきます」は、特に上司や取引先からの依頼を受ける場面で多用される表現です。また、この言葉を使うことで、相手への配慮と確実な対応を約束する意思を示すことができます。
ビジネスアドバイザー

声のトーンや表情も大切にして、誠実さを表現しましょう！

承知いたしました。部長に申し伝えておきます。
ご要望については、担当部署に申し伝えておきますので、少々お待ちください。
先ほどのお話は、確実に社長まで申し伝えておきます。
お客様のご意見は、しっかりと製造部門に申し伝えておきます。
ミーティングの件、早速チームメンバーに申し伝えておきます。
その点については、必ず経理担当者に申し伝えておきますのでご安心ください。
ご提案の内容は、開発チームに申し伝えておきます。
プロジェクトの変更点について、関係者全員に申し伝えておきます。
お客様からのご指摘は、品質管理部門に申し伝えておきますので、改善に向けて検討させていただきます。
スケジュールの調整について、営業部門に申し伝えておきますので、今しばらくお待ちください。
これらの例文は、ビジネスシーンでよく遭遇する状況を想定しています。重要なポイントは、単に「伝えます」と言うのではなく、確実に伝達することを約束する意思を示していることです。

また、相手の要望や意見を真摯に受け止め、責任を持って対応する姿勢を表現することで、信頼関係の構築にも役立ちます。

状況に応じて、「確実に」「しっかりと」などの副詞を追加したり、「ので、少々お待ちください」といった丁寧な言い回しを付け加えることで、より誠実な印象を与えることができます。

言い換え＆類語

「申し伝えておきます」はフォーマルな表現ですが、状況や相手によって、より適切な言い方に変更することで、コミュニケーションがより円滑になります。

特に、社内での会話や、親しい取引先とのやり取りでは、硬すぎない表現を選ぶことで、より自然な会話になるでしょう。
ビジネスアドバイザー

相手との関係性に応じて、適切な言い換えを選びましょう！

「お伝えしておきます」
最も一般的な言い換えで、やや柔らかい印象を与える表現です。
「伝えておきます」
社内や親しい関係での使用に適している、カジュアルな表現になります。
「お知らせしておきます」
より丁寧な印象を与えたい場合に使用できる表現でしょう。
「ご報告しておきます」
正式な報告が必要な場面で使用すると効果的な表現です。
「お話ししておきます」
対面でのコミュニケーションを強調したい場合に適した言い方になります。
「申し上げておきます」
より格式高い場面で使用できる、最も丁寧な表現です。
「確認しておきます」
内容の確認を含める場合に使用できる便利な表現ですね。
「連絡しておきます」
一般的で使いやすい表現で、多くの場面で活用できます。
「共有しておきます」
チーム内での情報共有を強調したい場合に効果的です。
「相談しておきます」
上司や関係者との相談が必要な場合に使用する表現として適しています。
言い換えの際は、場面や状況、相手との関係性を考慮することが重要です。より柔らかい表現が適切な場合もあれば、より形式的な表現が求められる場合もあります。

相手や状況に応じて、最適な表現を選択することで、よりスムーズなコミュニケーションが可能になるでしょう。

ビジネスでのメール作成例

掲題：プロジェクト進捗状況について

山田建設株式会社
佐藤様

いつもお世話になっております。

本日の打ち合わせでご指摘いただいた納期調整について、早速社内で検討させていただきました。

ご要望の工期短縮については、製造部門の責任者に申し伝えておきますので、具体的な対応案を来週までにご提示させていただく予定です。

また、コスト面での見直しについても、経理部門と協議の上、できる限りのご要望にお応えできるよう検討いたします。

詳細が固まり次第、改めてご連絡させていただきます。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
メールを作成する際は、以下のポイントに注意することが重要です。

まず、件名は具体的かつ簡潔に、内容が一目で分かるように設定します。本文では、「申し伝えておきます」を使用する際、その前後の文脈に注意を払い、確実な対応を約束する姿勢を示すことが大切です。

また、結論や重要な情報を先に述べ、その後で詳細な説明を加えるという構成にすることで、読み手に配慮した文面となります。

「申し伝えておきます」敬語の文法

敬語表現としての「申し伝えておきます」は、複数の敬語要素で構成されています。それぞれの部分が持つ役割を理解することで、より適切な使用が可能になります。

相手への敬意を示しながら、確実な伝達を約束する意思を表現する複合的な役割を持っています。
ビジネスアドバイザー

文法的な正しさを意識しながら、自然な話し方を心がけましょう！

  • 「申し」：謙譲語の要素で、「言う」の謙譲表現です。自分の行動を控えめに表現することで、相手への敬意を示します。
  • 「伝える」：基本動詞に「申し」を付けることで、より丁寧な表現となります。伝達という行為に対して、謙虚な姿勢を示します。
  • 「おきます」：補助動詞として、確実に実行するという意思を表現します。丁寧語の要素も含まれており、全体として洗練された敬語表現となります。

「申し伝えておきます」をビジネス使う効果的な場面

ビジネスシーンでは、状況に応じた適切な表現の選択が重要です。「申し伝えておきます」は、特に重要な伝達事項や正式な約束が必要な場面で効果を発揮します。相手への敬意を示しながら、確実な対応を約束する意味合いを持つため、信頼関係の構築にも役立ちます。
ビジネスアドバイザー

重要な伝達事項には必ずメモを取って、確実に実行しましょう！

  • 取引先からの重要な要望や指摘を受けた場合：クライアントからの改善要望や提案を受けた際、社内の関係部署に確実に伝達することを約束する場面で使用します。相手の意見を真摯に受け止める姿勢を示すことができ、ビジネス関係の強化につながります。
  • 上司からの指示を部下や他部署に伝える場合：経営層や上司からの重要な指示内容を、正確に関係者に伝達することを約束する際に使用します。責任を持って伝達する意思を示すことで、組織内のコミュニケーションを円滑にします。
  • 社内での部門間連絡が必要な場合：異なる部署間での情報共有や連絡事項の伝達を約束する場面で使用します。確実な情報伝達を示すことで、部門間の協力関係を強化できます。
  • プロジェクトでの情報共有が必要な場合：チームメンバーや関係者への重要な連絡事項の伝達を約束する際に使用します。プロジェクトの円滑な進行を支援する効果があります。
  • お客様からのクレームや要望への対応：顧客からの意見や要望を受けた際、社内の責任者や担当部署への確実な伝達を約束する場面で使用します。誠実な対応姿勢を示すことができます。
  • 会議やミーティングでの決定事項の伝達：重要な会議での決定事項を、欠席者や関係者に伝えることを約束する際に使用します。正確な情報共有による業務効率の向上が期待できます。

「申し伝えておきます」間違った使用法

「申し伝えておきます」は、適切に使用することで効果を発揮する表現です。しかし、誤った使い方をすると、かえって不適切な印象を与えてしまう可能性があります。特に、直接の対話相手に対して使用することは避けるべきです。
ビジネスアドバイザー

使用する前に、本当にその場面で適切かどうか考えましょう！

  • 「ちょっと申し伝えておきます」（×）
    →「ちょっと」という軽い表現と組み合わせることで、表現の格式が崩れてしまいます。「お伝えいたします」などがよいでしょう。
  • 「とりあえず申し伝えておきます」（×）
    →「とりあえず」という不確実な態度を示す言葉と組み合わせることは不適切です。確実な伝達を約束する表現として使いましょう。
  • 「急いで申し伝えておきます」（×）
    →焦りや緊張感を表す言葉との組み合わせは避けるべきです。「早速報告いたします」などの表現が適切です。
  • 「できれば申し伝えておきます」（×）
    →条件付きの曖昧な表現との組み合わせは、確実な伝達を約束する意味を損ないます。
  • 「たぶん申し伝えておきます」（×）
    →「たぶん」という不確実性を示す言葉との組み合わせは、この表現の意味を台無しにします。
  • 「忙しいけど申し伝えておきます」（×）
    →自身の状況を強調する否定的なニュアンスの言葉との組み合わせは避けるべきです。

「申し伝えておきます」まとめ

ビジネスコミュニケーションにおいて、「申し伝えておきます」は単なる伝言の約束以上の重要な役割を果たします。この表現を使うことで、相手への敬意と確実な対応への意思を同時に示すことができるのです。

特に、クライアントや上司からの重要な依頼を受けた際に使用することで、信頼関係の構築や円滑なビジネス進行に貢献します。ただし、直接の対話相手への使用は避け、第三者への伝達を約束する場面に限定することが重要です。

状況や相手に応じて適切な言い換えを選ぶことで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。また、この表現を使用する際は、必ず確実な実行を伴うことを意識し、約束した内容は責任を持って遂行することが求められます。

ビジネスマナーとして、この表現を適切に使いこなすことは、プロフェッショナルとしての信頼性を高めることにつながるでしょう。